Relevamiento y Análisis
de Procesos

Ausencia de Cliente/Grupo económico como entidad centralizadora de datos

Hawk opera con clientes que tienen múltiples CUITs, razones sociales y pólizas distribuidas entre distintas compañías, sin que exista una vista consolidada que los agrupe. El modelo de datos de la solución debe tener al Cliente o Grupo Económico (constelación) como entidad de primer nivel, centralizando sobre él toda la información: interacciones/comunicaciones, propuestas enviadas, pólizas emitidas y toda su documentación asociada, estado de cobranzas y cuenta corriente, estado e historial de siniestros, cálculo de comisiones.

Gestión y reglas de renovación de pólizas

Existe una regla de negocio crítica: la póliza se renueva siempre, salvo baja explícita por escrito del cliente. Una renovación omitida por olvido implica que el cliente quede sin cobertura, y la responsabilidad recae directamente sobre Hawk. Hoy el seguimiento de vencimientos se realiza mediante descarga manual de listados desde portales por ramo/cliente y control en Excel, lo cual es inherentemente propenso a omisiones. La solución debe embeber esta regla como comportamiento por defecto del sistema, con alertas automáticas escalonadas (60/30/15/5 días) y un flujo de baja que exija evidencia documental adjunta.

Control póliza vs. propuesta

Las compañías aseguradoras emiten ocasionalmente pólizas con discrepancias respecto a lo pactado en la propuesta: diferencias en coberturas, sumas aseguradas, porcentajes o condiciones particulares. Hoy este control es 100% manual y depende enteramente de la diligencia del operador. Si una discrepancia pasa inadvertida, existe riesgo de que el asegurado obtenga una cobertura distinta a la contratada.

Imputación de pagos en Sancor y conciliación de cuentas corrientes

Sancor aplica los pagos a la facturación más antigua independientemente de a qué póliza o período corresponda efectivamente el pago del cliente. Esto lleva al equipo de Cobranzas a una conciliación manual caso por caso, cruzando lo que el cliente pagó contra lo que Sancor imputó, y resolviendo las diferencias una a una vía iteraciones con operadores del área administrativa de la aseguradora. La carga operativa es significativa y las diferencias de imputación son frecuentes.

Co-aseguro, canje y caución

Hawk maneja estructuras de pólizas que no están contempladas en ningún sistema genérico de gestión: co-aseguro (una cobertura distribuida entre N compañías con sus porcentajes), canje (el cliente entrega una factura propia como contraprestación en lugar de pagar prima) y caución (la póliza no se anula por impago, a diferencia de todos los demás ramos). La solución debe modelar estos tres tipos como variantes del ciclo de vida estándar de la póliza.

Siniestros son relacionales

La gestión de siniestros en Hawk tiene un componente relacional que es parte central de su propuesta de valor como broker: se otorgan excepciones comerciales (por ejemplo, dar curso a un siniestro con póliza impaga si el cliente tiene una trayectoria sólida), se hace contención humana y se acompaña al asegurado durante todo el proceso. El sistema debe soportar y documentar la decisión humana en estos aspectos, no reemplazarla.

Sancor: dependencia sistémica

Sancor concentra aproximadamente el 70-75% de la cartera de Hawk. Es simultáneamente el mayor activo (volumen de negocio, relación comercial consolidada) y la mayor dependencia (si Sancor cambia sistema de gestión, modifica portales o discontinúa funcionalidades, el impacto operativo es inmediato y transversal). Una integración técnica con Sancor vía APIs puede representar una importante reducción de carga manual.

Control de comisiones

Las comisiones se liquidan, calculan y distribuyen de forma completamente manual. Los porcentajes varían por ramo, por cliente, por compañía y por productor (interno/externo/organizador) pero siempre son establecidos a priori. No existe control cruzado entre lo que Hawk espera cobrar y lo que la compañía efectivamente liquida. La solución debe posibilitar la parametrización de las comisiones y facilitar el cálculo automático mensual.

Impulso a canal digital (Branco)

La solución debe ser multi-entidad desde su arquitectura, permitiendo que Hawk y Branco (y futuros white-labels) operen sobre la misma con configuración independiente.

Mail como sistema operativo

La derivación entre áreas se sostiene sobre "poner en copia" como único mecanismo de asignación. Si el mail no llega al destinatario correcto — o se pierde en la bandeja — la tarea simplemente no se ejecuta. El sistema debe reemplazar esta lógica por un workflow con asignación explícita, estados y notificación confirmada.

Excel como sistema de tracking

Cada operador mantiene su propio Excel con estructura, nomenclatura y criterios de registro diferentes. Solo se comparten algunas planillas generalmente orientadas a distribución de clientes por operador. No existe un estándar de carga o registro de datos. La consecuencia directa es la imposibilidad de consolidar información entre áreas. La plataforma debe tender a eliminar el uso de Excel como herramienta operativa (no analítica) e imponer un modelo de datos estandarizado.

Sin repositorio único de pólizas

Los PDFs de pólizas están dispersos entre mails, carpetas personales en las computadoras de los operadores y portales de aseguradoras. No hay versionado ni histórico de renovaciones accesible de forma centralizada. El sistema debe ofrecer un repositorio único con búsqueda estructurada, versionado por Nro. de Referencia y acceso al PDF.

Sin trazabilidad ni auditoría

No existe registro sistémico de "quién hizo qué, cuándo, sobre qué entidad". Sería bueno incorporar un log de auditoría transversal a todos los módulos, con timestamp, usuario y entidad afectada.

Sin reportería ejecutiva

La Dirección no tiene acceso a KPIs. Todo reporte se arma a demanda, requiere intervención manual de un operador, y está basado en tablas dinámicas de Excel.

Dependencia personal del conocimiento

Los procesos están sostenidos por la experiencia y la memoria del equipo, no por documentación ni por flujos sistémicos. No hay onboarding estructurado ni manuales operativos de procesos/tareas.

Sin gestión documental unificada

Facturas, notas de débito/crédito, evidencias de baja, comprobantes de pago y documentación adjunta de siniestros no tienen un repositorio centralizado. Cada documento vive en el mail o la carpeta personal del operador que lo gestionó.

Sin control cruzado de liquidación de comisiones

Hawk no tiene forma sistémica de verificar que la comisión que liquida la compañía aseguradora coincide con la que Hawk espera recibir según los porcentajes pactados. Discrepancias — por ramo, por cliente, por ajuste de prima — pueden existir de forma inadvertida. El sistema debe facilitar el cálculo de la comisión esperada de forma automática.